VdW-Datenschutzerklärung

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogene Daten durch die VdW-Organisationen und die Rechte, die den Betroffenen nach dem Datenschutzrecht zustehen, insbesondere vor dem Hintergrund der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese gilt ab dem 25.05.2018 in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Mit der DSGVO werden die Regeln für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vereinheitlicht. Dadurch wird der Schutz von personenbezogenen Daten insgesamt sichergestellt und der freie Datenverkehr innerhalb der Europäischen Union gewährleistet.

Die neuen Vorschriften der DSGVO sehen insbesondere ein hohes Maß an Transparenz bei der Datenverarbeitung und umfassende Rechte der betroffenen Personen vor.

Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO sind die VdW-Organisationen, bei denen die jeweilige Versorgungszusage eines Arbeitgebers nach den bestehenden Mitgliedschafts- und Vertragsverhältnissen angemeldet ist bzw. verwaltet wird.

Das sind im Einzelnen:

  • Versorgungsverband deutscher Wirtschaftsorganisationen
  • VdW Altersvorsorge GmbH
  • VdW Pensionstrust GmbH
  • VdW Pensionsfonds AG
  • Unterstützungskasse deutscher Wirtschaftsorganisationen e. V.
  • Unterstützungskasse der Deutschen Wirtschaft e. V.

Solinger Straße 22

40764 Langenfeld

Telefon: 02173/ 93778-00

E-Mail: info@vdw-vorsorgemanagement.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Bastian Weidig

Tel: 02173/9377818

E-Mail: bastian.weidig@er-ag.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der EU- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Die Verwaltung von bAV-Zusagen ist ohne die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Versorgungsberechtigten nicht möglich.

Darüber hinaus benötigen wir personenbezogene Daten zur Erstellung von Statistiken oder zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Vorgaben. Die Daten aller bei uns angemeldeten Versorgungszusagen können wir für eine Betrachtung der gesamten Kundenbeziehung nutzen, beispielsweise zur Beratung hinsichtlich einer Vertragsanpassung, -ergänzung, für Kulanzentscheidungen oder für umfassende Auskunftserteilungen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten für vorvertragliche und vertragliche Zwecke ist Art. 6 Abs. 1b DSGVO. Soweit dafür besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Ihre Gesundheitsdaten bei Abschluss eines Lebensversicherungsvertrages) erforderlich sind, holen wir die Einwilligung des Betroffenen nach Art. 9 Abs. 2a i. V. m. Art. 7 DSGVO ein. Erstellen wir Statistiken mit diesen Datenkategorien, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2j DSGVO i. V. m. § 27 BDSG.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren (Art. 6 Abs. 1f DSGVO). Dies kann insbesondere erforderlich sein:

  • zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
  • zur Information über Produkte der VdW-Organisationen
  • zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten oder unserer Beratungspflicht. Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen i. V. m. Art. 6 Abs. 1c DSGVO. Sollten wir personenbezogene Daten für einen nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir die Betroffenen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Lebensversicherungen:

Von uns übernommene Risiken können wir je nach Vertragsbeziehung bei speziellen Versicherungsunternehmen versichern. Dafür kann es erforderlich sein, Vertrags- und ggf. Leistungsfalldaten zum Abschluss von Rückdeckungsversicherungen an einen Lebensversicherer zu übermitteln.

Vermittler:

Soweit die Betreuung der Versicherungsverträge durch einen Vermittler erfolgt, verarbeitet der Vermittler die zur Abwicklung der bAV-Zusagen benötigten Antrags-, Angebots-, Vertrags- und Leistungsfalldaten. Auch übermitteln unsere Unternehmen diese Daten an die betreuenden Vermittler, soweit diese die Informationen zur Betreuung und Beratung in Versicherungs- und Finanzdienstleistungsangelegen-heiten benötigen.

Externe Dienstleister:

Wir bedienen uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil externer Dienstleister. Dies sind zur Zeit:

  • VdW Altersvorsorge GmbH
  • Erbringung Dienstleistungen auf dem Gebiet der bAV-Administration
  • VdW Vorsorgemanagement GmbH
  • Beratung und Unterstützung bei der Abwicklung der betrieblichen Altersversorgung
  • Entgelt und Rente AG
  • Software-Support auf dem Gebiet der bAV-Administration
  • Mercer Deutschland GmbH
  • Erstellung von Rückstellungsberechnungen

Weitere Empfänger:

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, wie etwa an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

Dauer der Datenspeicherung

Wir löschen personenbezogene Daten sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren). Zudem speichern wir personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahren nach Beendigung des Vertrages.

Betroffenenrechte

Die Betroffenen können unter der genannten Adresse Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Widerspruchsrecht

Die Betroffenen haben das Recht, einer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Da- ten zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, kön- nen die Betroffenen dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus ihrer beson- deren Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen.

Beschwerderecht

Die Betroffenen haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland des Wohnsitzes und der Arbeit des Betroffenen oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.